Históricamente el Control de Gestión tradicional estaba orientado hacia el pasado, con una visión desde dentro de la empresa. Se expresaban los objetivos y los resultados en términos financieros, y la eficiencia productiva se entendía como la disminución de los costes. Se basaba en cifras y en aportación de documentación y se centraba en la verificación de los datos y en el análisis de las desviaciones. El Control de Gestión estaba principalmente orientado hacia el control y la administración de recursos, el saber estaba concentrado en los directivos y era válido para sistemas cerrados.
El Control de Gestión en la actualidad está más orientado al futuro con una visión hacia el cliente y hacia la competencia. Se utilizan indicadores financieros y no financieros, y no sólo se fija en los costes sino en el valor. Está basado en el planteamiento de alternativas y planes de acción y, además de la verificación, marca los puntos críticos.
El Control de Gestión actual está orientado hacia la consecución de cambios en el comportamiento y al aprendizaje, el saber es utilizado por todos y es un control de gestión válido para sistemas abiertos y descentralizados.
Después de una breve referencia a su evolución a lo largo de los años, la primera pregunta que nos hacemos para ver si existe una justificación del mismo es: ¿Por qué es necesario el control?
En la actualidad el mundo empresarial se caracteriza por un entorno cambiante, muy competitivo y con reglas que varían constantemente. El éxito empresarial exige una continua adaptación de la empresa a su entorno y, la competitividad se convierte en el criterio económico por excelencia para orientar y evaluar a la empresa.
Para conseguir dicha competitividad las empresas necesitan controlar la rentabilidad y productividad de su proceso económico y, para ello tienen que fundamentar la organización de la empresa, la definición y asignación de actividades y responsabilidades, la coordinación y la planificación de las tareas y el establecimiento de mecanismos de seguimiento y control. Todo ello nos lleva a pasar por una serie de etapas dentro de la gestión de la actividad empresarial que son la planificación, la presupuestación, la ejecución y el ciclo se cerraría con el control; cada una de ellas necesarias y que configuran un proceso continuo e interactivo en el tiempo.
La primera de las etapas mencionadas es la planificación y su razón de ser es la de para poder gestionar y dirigir la empresa hacia el objetivo que buscamos. Pero a ello deberíamos añadir el poder detectar la incorrecta gestión y así evitar que nuestra empresa pudiese llegar a estados nada deseables como la quiebra.
La planificación consiste en establecer por anticipado que es lo que hay que hacer, es decir, planificar es proyectar un curso de actuación. Se trata de un proceso continuo de toma de decisiones. Comprende: la selección de objetivos y políticas (estrategia) y de programas y procedimientos para alcanzarlos (programación).
Los requisitos que debe tener una buena planificación son la contribución a los objetivos de la empresa, alcanzar la eficacia y eficiencia, y debe generalizarse a todos los niveles.
El siguiente paso en la actividad empresarial es la presupuestación: a través de los presupuestos se proyecta de forma cuantificada los elementos que necesita la empresa para cumplir sus objetivos. El presupuesto es el compromiso por parte de la empresa de obtener, en la línea del plan estratégico, unos parámetros para los que se dispone de recursos y se trata de optimizar su rendimiento, básicamente asigna cifras a las actividades.
La siguiente etapa sería la ejecución por parte de los distintos responsables de lo establecido en la planificación y que se ha cuantificado en los presupuestos y, el círculo se cerraría con el control de dicha actividad. El proceso de dirección de la empresa se cierra cuando se inicia el control de las acciones desarrolladas, por tanto es necesario un sistema que permita una revisión adecuada del conjunto de decisiones adoptadas en la empresa. Sin el control el círculo no estaría completo, y además permite una retroalimentación y que todo el proceso sea continuo en el tiempo.
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