El control se debe caracterizar por:
- Estar orientado hacia los responsables de cada proceso y motivar.
- Implica realizar una comparación entre las previsiones y lo realmente ocurrido.
- Informar de la importancia de las desviaciones.
- Debe indicar las acciones correctoras.
- Ser flexible y adaptarse a las modificaciones de los planes.
- Ser comprensible, porque si no lo fuera perdería operatividad.
El control, como hemos visto, es un proceso esencial, en el que se da una sucesión de fases:
- La identificación de los responsables. El objetivo del control es proporcionar información para la toma de decisiones y asegurar la obtención de un resultado por parte de un responsable, de ahí la necesidad de identificarlos.
- Establecimiento de objetivos para una determinada división de la organización, y ser conocidos por todos los niveles. Los objetivos deben estar alineados con la estrategia de la empresa a todos los niveles, y deben ser planificados y medibles, especificando normas y procedimientos para su consecución. Además, deben ser claros y un número no muy elevado.
- Comparación con el plan, medición de los resultados conseguidos por cada uno de los responsables dentro de cada división.
- Análisis de las desviaciones e interpretación de las mismas.
- Acción de control, bien modificando la actuación de la división, bien modificando los objetivos o bien modificando la estructura de la división.
Una vez justificada la necesidad de la existencia de un proceso de control continuo dentro de las empresas como una de las etapas de la actividad empresarial y, una vez establecidas las características que debe presentar el mismo, la siguiente pregunta que nos planteamos es: ¿Cómo diseñar un sistema de control?
