Mientras que la gestión de inventarios de compras se focaliza en tener los niveles de inventarios adecuados para satisfacer las necesidades de los clientes, el control de inventarios de almacén debe focalizarse en que el inventario que indica el sistema sea el correcto y que esté disponible para su uso. Una correcta alineación permite la disponibilidad de los productos para satisfacer las necesidades de los clientes y permite la departamento de compras el poder realizar una correcta planificación. Cuando los inventarios son incorrectos, nos encontramos con los siguientes problemas:
- Pérdida de ventas
- Roturas
- Excesos
- Incumplimiento de programas
- Baja productividad
- Entregas tardías
- Exceso de urgencias
- Exceso de coste
En definitiva, podemos hablar de tres tipos de pérdidas/costes asociados a un mal registro de los inventarios:
- Material: el coste asociado a la pérdida material de los artículos.
- Operativa: el coste asociado a las ineficiencias operativas que provocan unos registros de inventarios incorrectos.
- Oportunidad: la pérdida asociada a la venta que se pierde por la falta de disponibilidad.
Pero, ¿qué tipos de errores generan estas diferencias de inventario? Podríamos clasificar las fuentes de errores en:
1. Errores causados por la falta de conocimiento:
- Falta de conocimiento de los procedimientos, sistemas y documentos de trabajo.
- Errores con diferentes unidades de medida.
- Confundir unidades y kits.
- Ajustes de inventarios incorrectos por mala interpretación.
- ...
2. Errores causados por falta de "focalización en la tarea".
- Errores de conteo.
- Equivocaciones de referencia/ubicación en el picking.
- Errores de entradas manuales en los sistemas.
- Olvidarse de realizar una transacción o realizarla dos veces.
- Transposiciones de números o letras.
3. Robos o pérdidas desconocidas.
Además, como factores que influyen en la calidad de trabajo y que afectan a la tasa de errores podemos señalar:
- Ambiente y condiciones de trabajo (motivación del personal).
- Calidad de las interfaces: pantallas ordenados, documentos, etiquetas.
- Organización y limpieza.
- Tecnología utilizada.
- Forma de identificación de productos y referencias.
- Iluminación.
- Ruido.
- Temperatura.
- ...
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